Viktiga råd inför er upphandling av koncernrapporteringssystem
2024-12-04
Tiego har delat med sig av erfarenheter från att besvara anbud i öppna förfaranden till kommuner och regioner på webbinarium anordnade av Kommunalekonomernas förening (KEF). Vi har uppmärksammat att det finns ett antal utvecklingstendenser inom kommunal redovisning som påskyndar behovet av koncernredovisningssystem. Ett exempel på detta är att Rådet för kommunal redovisning har skärpt texten om att det är ökade krav att konsolidera även då ägarandel är relativt låg. Även för den kommunala räkenskapsrevision är kraven skärpta då granskning ska göras på reviderade räkenskaper och därmed ökar tidspressen. Sist men inte minst så bildas allt större värden i koncernen varför en bra en bra och snabb redovisning gagnar politiken och beslutsfattare.
Del 1: Allmänna rekommendationer
Tiegos upphandlingskonsult Magnus Josephson presenterade sina erfarenheter från tusentals upphandlingar men anpassat till upphandling av koncernrapporteringssystem i nedanstående nio punkter. Magnus Josephson har erfarenhet från båda leverantörens perspektiv och kommuner/regioner. Nedan utdrag med citat från respektive del av webbinariet
1. Definition av ”System”
”Att köpa ett ”system” innebär underförstått att det är en kombination av produkter och tjänster som ska användas under en längre tidsperiod, minst 8-10 år. Man måste ha ett långsiktigt perspektiv.”
2. Skilj på ”Köp” och ”Investering”
”Det är vanligt vid investering i system att det läggs mer fokus på resultatet av upphandlingen (projektmål) än på resultatet av investeringen (effektmål/mätbara resultat över hela avtalsperioden).”
3. Bestäm mätbara ”Mål” för investeringen
”Vilka mätbara mål finns att uppnå med ett koncernredovisningssystem som ger maximal nytta (för input som införande- och inrapporteringsprocessen samt output som för ekonomisk rapportering och beslut)?”
4. Utvärdera anbudsgivarens förmåga att uppnå målen
”Den leverantör som kan visa bäst fakta, dvs exempel och bevis på att de kommer att nå målen är den som ska få högst poäng för den delen. Poängen sätts t ex 0, 5 eller 10.
5. Vikta priset max 20% resterande 80% gäller förutsättningarna för att nå målen.”
”Syftet med utvärderingen är att bedöma anbudsgivarens förutsättningar för att nå målen med avtalet, t ex att utveckla användandet av systemet så att verksamheten drar så stor nytta som möjligt av inlagda värden. Sammantaget räcker det att utvärdera fyra saker: Organisation: 20 %, Arbetsprocess: 20 % (både implementering – input – och utveckling - output), Erfarenhet att nå liknande mål: 40%, Pris: 20%.”
6. Varför bör förhandlat förfarande övervägas istället för öppet?
”Förhandlat förfarande kan användas när det är svårt att förutse hur den optimala lösningen ska vara utan att förhandla med leverantören. Det skapar handlingsfrihet och visar på möjligheterna att skapa ett bra samarbetsklimat under kommande avtalet.”
7. Rätt team
”Att upphandla är ett lagarbete. Huvudansvarig ska vara verksamhetschefen som har kunskap om hur man ska använda system och det yttersta ansvar för resultatet och pengarna som ska investeras. De användare som har det största intresset av att få ett bra arbetsredskap ska vara delaktiga från start av inköpsprocessen. Till sin hjälp för att jämföra anbuden i dess tekniska delar ska dessa tjänstemän även ha med experter inom området.”
8. Avtalet ska börja med syftet med samarbetet – detaljerna löser man under avtalets gång
”Samarbetet ska utgå från att leverantören ska lösa uppgiften, men uppgiften ska definieras tillsammans med köparen och prissättningen sker sedan tillsammans med köparen. Detta innebär inte att allt ska ingå utan nya behov kommer att uppstå. Nyutveckling kommer att behövas och nya pengar kommer att behövas i projektet.”
9. Ha löpande uppföljning av mätetal av kvalitetsfaktorer
”Mätetal ska spegla att leverantör och köpare har gjort saker på utsatt tid, med rätt siffror, till utsatt pris och uppfyllt avtalet. Därutöver bör utvärdering ske löpande av allmän kundnöjdhet på en skala 1-10.”
Del 2: Tiegos erfarenheter från aktuella förfrågningsunderlag
1. Utvärderingsmodell
”Tiego har sett väl genomtänkta och ambitiösa utvärderingsmodeller och det behöver vara kvalificerande krav på leverantörer. Det är mer positivt för leverantörer om köparen ställer öppna frågor med beskrivande krav än använder detaljerade skall-krav.
Då det är en omfattande uppgift att gå igenom och utvärdera ett system och utvärdera kompetens på tre timmar har vi fört fram två förslag. Förslag 1: Bjud in leverantörer för en kortare demonstration som en del av att ta fram upphandlingsunderlaget. Förslag 2: Begär att leverantören redovisar förenklade exempel på enkla och komplexa frågor i förväg i text eller inspelade filmer. Då kan systemvisningen mer handla om fördjupning och följdfrågor än att se systemet för första gången.”
2. Införandeprojektet
”Tiego uppskattar kravet att kräva att en införandeplan ska bifogas anbudet. Införandeplaner från Tiego innehåller alltid milstolpar där en utvärdering av status under implementationen görs inom tre kategorier: 1. Register och rapporter, 2. Indata, 3. Konsolidering
Avseende utbildning så är Tiegos uppfattning att deltagarnas systemkompetens ska byggas upp över tid samt att det är rekommenderat att dokumentera vad Tiego benämner ”testnivå” vid respektive milstolpe. ”Testnivå” är avstämning mot ingående balanser för det aktuella året.
En sista rekommendation avseende införandeprojekt är att involvera någon utanför projektgruppen till milstolpe 3 eller 4 som är intresserad av effekten av projektet. Det kan vara någon från politiken eller en tjänsteman som är mottagare av konsoliderade siffror.”
3. Bilaga köparens nuläge och förutsättningar
”Beskriv nuläget så noggrant som möjligt inklusive antal personer involverade och tid för bokslutsprocessen. Vanliga orsaker till beslut om att investera i koncernrapporteringsprogram är att processen är för tidskrävande, den är personberoende, det är hög komplexitet med många bolag, delägda bolag, klyvning), avstämning av interna mellanhavanden kan vara krånglig, att delar av kommunkoncernen kräver månadsbokslut och att det finns behov av uppföljning av avdelningar, produkter och projekt.”
4. Funktionskrav
Vid ett öppet förfarande är det många kvalificerande SKALL-krav som ökar risken för diskvalificering och att det blir få leverantörer som svarar på anbudet samt att det är en risk att då tvingas börja om och upphandla på nytt. Vid ett förhandlat förfarande kan man istället be om beskrivande svar, få fler intresserade av att delta med möjlighet att förhandla och anpassa.
Nedan nio viktiga krav som Tiego fått i öppna förfaranden där vi föreslår en mindre justering till att fråga efter beskrivande svar:
1. Koncernkonsolideringsmetoder
”Beskriv hur lösningen kan hantera flera koncerner som parallellt använder olika konsolideringsmetoder. Stadshuskoncernen ska konsolideras enligt K3 (förvärvs- och kapitalandelsmetoden) och kommunkoncernen enligt klyvningsmetoden. Beskriv flödet av data i systemet på något lämpligt sätt för att gruppen som ska utvärdera lösningen så att de kan förbereda sig inför demonstrationen.”
2. Koncernstruktur
”Beskriv hur lösningen kan hantera de koncernstrukturerna som finns i Stadshuskoncernen och kommunkoncernen. Beskriv även om det finns möjlighet att konsolidera både underkoncerner och momentant (dvs alla bolag och elimineringar på rad).”
3. Kontostruktur
”Beskriv hur er lösning är för att kunna hantera bolag och underkoncerner med olika kontoplaner. Utvärdera de kontoplaner som finns i anbudsunderlaget och kommentera hur arbetet i implementationsprojektet skulle genomföras.”
4. Koncerninterna poster
”Beskriv hur lösningen kan hantera avstämningar av koncerninterna poster (fordringar/skulder och intäkter/kostnader) med hjälp av motpartskoder. Ge exempel på rutiner från andra kunder som lyckats effektivisera och få hög kvalitet i sina rutiner för avstämning av interna mellanhavanden.”
5. Elimineringar
”Beskriv systemets lösning för ett effektivt sätt att arbeta med elimineringar för helägda och delägda bolag. Beskriv processen vid förvärv, fusion och avyttring av bolag. Beskriv hur eliminering görs av obeskattade reserver. Beskriv eventuella smarta lösningar för att effektivisera elimineringar.”
6. Flödesanalyser
”Beskriv systemets sätt att inhämta information av flödet mellan ingående och utgående balans för anläggningstillgångar, finansiella tillgångar och skulder, eget kapital och reserver.”
7. Noter
”Beskriv systemets lösning för att rapportera in notinformation till årsredovisningen när kompletterande information behöver rapporteras.”
8. Kassaflöde
”Beskriv systemets funktionalitet för att generera kassaflöden baserat på informationen i systemet.”
9. Effekt och rapporter
”Beskriv hur systemet kan säkerställa att ekonomer, vd:ar, tjänstemän och politiker kan få nytta av systemets konsoliderade bokslut inklusive jämförelser mot föregående år, budget och prognoser. Exemplifiera hur ledningsrapporter kan presenteras i bilaga till anbudet.”
10. Svarsbilaga / Offert
”Tiegos erfarenhet är att det finns en risk att ett förutbestämt sätt att beräkna pris ger kommunen en icke optimal prismodell om samma pris/användare ska anges oavsett roll (bolagsekonom med tillgång till ett eller flera bolag, koncernekonom, systemadministratör). Ett förhandlat förfarande ger både leverantör och köpare ett bättre utgångsläge att skapa kostnadseffektivitet och mervärde.”
