Implementera RKR R5: FEM Steg för framgångsrik leasingredovisning i kommuner

2024-12-04

Tiego har genomfört ett webbinarium om erfarenheter från implementation av RKR R5 som Kommunalekonomernas förening (KEF) anordnat. Rådet för kommunal redovisning (RKR) har sedan många år tagit fram rekommendationer om redovisning av leasing vilket ledde fram till publiceringen av rekommendation R5 i maj 2023 som följdes upp av idéskriften ”Redovisning av leasing- och hyresavtal” i november 2023. Tiego har sedan många år lösningar för näringslivets behov av koncernrapportering och leasingredovisning. Att tillämpa RKR är snarlikt men har några distinkta skillnader varför Tiego genomfört denna utbildning. Målsättningen var att ge fler kommuner och regioner möjlighet att ta del av erfarenheter och eventuellt överväga att ta hjälp av Tiegos system och konsulter för att följa regelverket.  

En enkät hade skickats ut inför utbildningen som 14 kommuner / regioner svarade på. Några av frågorna och svaren redovisas nedan. Svar avgavs med en siffra: 1: Inte alls, 2. Delvis, 3: Ok, 4: Bra, 5. Mycket bra.  

Nedan utdrag med citat från respektive del av webbinariet 

Del 1: Bakgrund och regelverk

Fråga A: Hur väl uppfyllde 2023 års årsredovisning den uppdaterade RKR R5?

Svar A: Snitt 2,1 med sex stycken som svarade ”1: Inte alls”. 

”Syftet med RKR R5 är att skapa en neutral och jämförbar redovisning, oavsett hur kommuner och regioner väljer att finansiera resursanskaffningen. Praxisstudier och andra uppföljningar har visat att praxis är splittrat vad gäller redovisning av leasing- och hyresavtal. Enligt K3 ska leasetagare i sin koncernredovisning redovisa alla finansiella leasingavtal i balansräkningen, vilket i praktiken inneburit att endast leasing av maskiner och bilar tagits upp. 

När RKR skrev in vad vi benämner som ”80%-regeln” tillsammans med i övrigt relativt tydliga regler så har det inneburit att allt fler kommuner och regioner nu börjat tillämpa eller åtminstone startat projekt för att tillämpa RKR R5.”

80%-regeln: ”Om nuvärdet av minimileaseavgifterna vid leasingperiodens början i allt väsentligt uppgår till tillgångens verkliga värde då ska leasingavtalet alltid redovisas som ett finansiellt avtal. I allt väsentligt definieras som 80% av leasingobjektets verkliga värde vid leasingperiodens början.” 

Utöver 80%-regeln så beskriver R5 att ett hyresavtal även ska bedömas som finansiellt om:  

1. Det finns en köpoption 

2. Leasingperioden avser hela objektets livslängd 

3. Objektet har ett specialutförande eller av strategisk betydelse 

4. Andra situationer / förutsättningar förekommer som gör att hyresavtalet klassificeras som finansiellt. 

”Konsekvensen av regelverket är ett behov för kommuner och regioner att värdera fastigheter samt göra en uppskattning av händelser i framtiden. Alternativet till att klassa ett hyresavtal som finansiellt är att välja att beräkna nuvärdet av alla framtida betalningar med kommunens / regionens marginella låneränta.” 

Fråga B: Hur bra är era underlag för att lösa utmaningen för att kunna räkna fram implicit ränta (marknadsvärde och marknadsvärde vid kontraktets slut)? Svar B: Snitt 1,9 med sju svarade ”Inte alls” och endast tre svarade ”Ok”, ”Bra” eller ”Mycket bra”. 

Svar B: Snitt 1,9 med sju svarade ”Inte alls” och endast tre svarade ”Ok”, ”Bra” eller ”Mycket bra”.

Kommentarer från enkätsvar: ”Vi använder oss inte av implicit ränta utan använder oss av Kommuninvests räntor + internt påslag som vi har mot de kommunala bolagen.” 

Del 2: De fem stegen för att implementera RKR R5

1. Samla den grundläggande kontraktsinformation

”Följande information behöver inhämtas oavsett om det är ett hyresavtal för en lokal, en maskin eller en bil osv: Bolag, Avtalsid, Beskrivning, Kategorisering (normalt en kategori per kostnadskonto), Startperiod, Slutperiod, Periodlängd, Förskott eller efterskottsbetalning, Ränteberäkningsmetod (Implicit / Marginell låneränta), Månadskostnad.” 

2. Följ en process för utvärdering med kategorisering av kontrakt och beslut om kontrakten är finansiella eller operationella

”För att kunna göra en analys om nuvärdet av framtida betalningar är >80% av marknadsvärdet så krävs att marknadsvärdet uppskattas. Om hyresvärden är inom kommunkoncernen ska bokfört värde användas men där motparten är extern krävs en annan metod. Det är upp till respektive kommun / region att hitta sitt sätt att värdera och Tiego rekommenderar att dokumentera vilken metod som valts.” 

”Förslag på ”Marknadsvärdetyper”:

a) Värde från värderingsföretag
b) Värde baserat på kvm-pris x yta
c) Bokfört värde
d) Värde från sale and leaseback-transaktion
e) Värde baserat på egen bedömning.”

”För att kunna göra utvärderingen av 80%-regeln krävs även att bedöma ej garanterat värde vid kontraktets slut. Tiegos uppfattning är att värdet bör förutsättas vara lägre än marknadsvärdet vid avtalets ingång, dvs att någon värdestegring inte ska förutsättas.” 

”Förslag på ”slutvärdestyper”:

a) Framtida värde från värderingsföretag
b) Framtida värde baserat på kvm-pris x yta
c) Framtida värde om avskrivningar på aktuellt värde
d) Framtida bokfört värde
e) Framtida värde enligt köpoption
f) Framtida värde egen bedömning.”

Kommentarer från enkätsvar: Kommun 2: För att få fram verkligt värde använder vi kvm-pris enligt våra investeringskalkyler och räknar sedan upp dessa årligen med byggindex.

”Vad gäller nivå av specialanpassning rekommenderar Tiego att dokumentera detta och definiera vad de olika nivåerna av specialanpassning betyder för er kommun / region.

Förslag på ”Typer av specialanpassning”:

1) Ingen specialanpassning
2) Viss specialanpassning
3) Medel specialanpassning
4) Omfattande specialanpassning

Dokumentera också ytterligare faktorer som påverkar beslut om rimligt säker på förlängning som strategisk betydelse. Slutligen bör en uppskattad slutperiod läggas in per kontrakt baserad på utvärderingen och eventuella kommentarer.”

3. Iterera fram den implicita räntan med Excel- eller matematiska formler

”Även om kommunen / regionen köper ett system som tex det som Tiego erbjuder så är det värdefullt att förstå den matematiska formeln för nuvärdesberäkning och att känna till formeln i Excel för denna beräkning.”

Implicit ränta = RÄNTA(Antal betalperioder;Minus Periodbetalningen;Marknadsvärde;Minus Ej garanterat restvärde;Förskott’1’/Efterskott’0’)

Den implicit periodränta beräknas som: (1+Implicit ränta)^(Betalintervall/12)-1

Nuvärde med implicit ränta beräknas som: =NUVÄRDE(Ränta;Periodantal;Betalning;Förskott/Efterskott)

”Om man gör sin egen Excelfil är det tyvärr vanligt att göra fel avseende periodränta. Observera att periodränta INTE erhålls med implicit ränta dividerat med 12 utan beräknas enligt formeln ovan för implicit periodränta.”

4. Välj strategi när implicit ränta inte kan användas

”RKR R5 propagerar för att göra jobbet med marknadsvärde och ej garanterat restvärde som krävs för att kunna beräkna implicit ränta, men om indata är missvisande så är Tiegos erfarenhet att det kan det bli räntor som är långt från marknadsmässiga och därmed väldigt udda effekter i resultat och balansräkningen. Om så är fallet finns den enklare metoden att använda kommunens / regionens alternativa låneränta för att beräkna nuvärdet utan att kunna göra kontrollen av 80% av marknadsvärdet. För dessa fall behöver en bedömning av andra faktorer än 80% för att avgöra om kontraktet ska redovisas som ett finansiellt kontrakt. 

Tiego rekommenderar att utvärdera kontrakt både med indata till implicit ränta och nuvärden baserat på marginell låneränta i kolumner bredvid varandra i Excel-mallen.” 

5. Analysera de bokföringsmässiga konsekvenserna och skapa bokföringsunderlag

”Om kommunen / regionen investerar i ett system för leasingberäkningar så finnas det högst sannolikt underlag per kontrakt och för alla kontrakt som rapporter ut från systemet, men vi rekommenderar att analysera de bokföringsmässiga konsekvenserna redan vid inventeringen av kontrakt. Genom att arbeta på det sättet kan ni utvärdera kontraktet baserat på implicit ränta och alternativ låneränta, vilket flera varit ett uppskattat arbetssätt hos flera kunder.”

Exemplets förutsättningar: Kontraktslängd 20 år, Månadskostnad 250 000, Efterskottsbetalning.  

Värde med implicit ränta: Marknadsvärde 50 000 000, Marknadsvärde vid kontraktets slut = 30 000 000 (dvs 2% avskrivning), Implicit ränta beräknas till 4,76%, Nuvärdet 38 161 971.

Bokföringsorder: Tillgång & Skuld: Debet / Kredit 38 161 971, Avskrivning Debet 1 908 099, Hyreskostnad Kredit 3 000 000, Ränta Debet 1 816 197, dvs en resultateffekt debet 724 296 (förlust).
Värde med marginell låneränta: Marginell låneränta 2,5%, Nuvärdet 46 767 487
Tillgång & Skuld: Debet / Kredit 46 767 487, Avskrivning Debet 2 338 374, Hyreskostnad Kredit 3 000 000, Ränta Debet 1 169 187, dvs en resultateffekt debet 507 562 (förlust).

Del 3: Göra jobbet själv eller använda en systemlösning  

”Många kommuner / regioner står inför valet att göra jobbet med att redovisa enligt RKR R5 och beslut vad som kan göras med egna resurser eller samarbeta med en systemleverantör. Tiegos förslag är att genomföra steg 1 till 5 själv (eventuellt tillsammans med en redovisningsexpert) nedan och sedan samarbeta med Tiego med steg 6-12.” 

Gör själv (eller eventuellt tillsammans med en redovisningsexpert):  

1. Inventera all grundläggande information
2. Följ stegen för utvärdering
3. Fatta beslut per kontrakt om informationen är tillräcklig för implicit ränta
4. Välj bas för marginell låneränta
5. Skapa förståelse för bokföringsmässig hantering 

Samarbeta med Tiego och redovisningsexpert:  

6. Skicka inventeringen
7. Bestäm kontraktskategorier och konton
8. Förbered för import av bokföringsorder
9. Förbered för koncerneliminering av koncerninterna hyresavtal.
10. Öva och förstå systemets hantering vid nya kontrakt, förändringar och komplexiteter
11. Analys och framtagande av underlag
12. Presentation i årsredovisningen 

”Tiego genomför gärna en workshop baserat på kontrakt som skickats till Tiego i Excel-formatet som presenterats på detta webbinarium (eller annat läsbart format). Kontakta Tiego via webbsidans ”Boka demo” för att få tillgång till Excel-filen.” 

”Grundavgift vid uppstart baseras på kundens nettoomsättning (för kommuner och regioner inkl skatteintäkter) och antal enheter. Tiego lämnar offert inom 24 timmar där prismodellen innebär en grundavgift baserat på kommunen / regionens storlek och en månadskostnad beroende på antal kontrakt och användare. Konsultkostnader faktureras på löpande räkning.”